Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Sebastian Schoppersberger
Balanstraße 6
81669 München
Deutschland

E-Mail: info@mycoachcrm.de

2. Aufruf dieser Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet die ausliefernde Infrastruktur technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Referrer-URL, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie der HTTP-Status gehören.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und missbrauchsgeschützten Bereitstellung der Website. Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für Betrieb und Sicherheit nicht mehr erforderlich sind. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können sie bis zur Klärung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche länger gespeichert werden.

3. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Absenderdaten, den Inhalt der Nachricht und die für die Bearbeitung notwendigen Metadaten. Erfolgt die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem möglichen oder bestehenden Vertrag, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse in der Bearbeitung deiner Anfrage liegt.

Wir speichern die Korrespondenz so lange, wie sie zur Bearbeitung, zur Dokumentation des Vorgangs oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt wird.

4. Registrierung und 30-Tage-Test

Die Registrierung für den kostenlosen Test erfolgt unter app.mycoachcrm.de. Dabei werden insbesondere Name, Business-E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Bestätigungsstatus, Workspace-Zuordnung, Anmeldezeitpunkte und sicherheitsrelevante Protokolldaten verarbeitet. Die Verarbeitung ist für die Bereitstellung des Testzugangs und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Jeder Tester erhält einen persönlichen, von anderen Testern isolierten Workspace. Die vorbereiteten Demo-Daten sind synthetisch. Sie können gezielt entfernt werden, ohne die anschließend selbst angelegten Datensätze zu löschen. Weitere Einzelheiten stehen in den Testbedingungen.

5. Eigene Leads und Kundendaten im Trial-Workspace

Nach dem Entfernen oder neben der Nutzung der Demo-Daten kann der Tester gewöhnliche geschäftliche Lead-, Kontakt- und Kundendaten im Workspace verarbeiten. Für diese Daten bestimmt der Tester beziehungsweise sein Unternehmen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich. MyCoachCRM verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag.

Bevor personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, muss die im Registrierungsprozess bereitgestellte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen sein. Der Tester ist für die Rechtmäßigkeit der Erhebung, seine Informationspflichten und die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich.

MyCoachCRM ist während des Pilotbetriebs nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO freigegeben. Insbesondere dürfen keine Gesundheitsdaten, Diagnosen, biometrischen Daten, Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung, religiöse oder politische Angaben, Ausweisnummern, vollständige Zahlungsinstrumentdaten oder Zugangsdaten verarbeitet werden.

Diese Einschränkung gilt ebenfalls für Freitextfelder, Notizen, Dokumente, E-Mail-Inhalte, Importe und Datenübermittlungen über Schnittstellen. Werden solche Daten versehentlich eingetragen, müssen sie unverzüglich entfernt werden.

6. E-Mail-Bestätigung und Systemnachrichten

Für E-Mail-Bestätigungen, Sicherheitsinformationen und notwendige Nachrichten zum Testzugang verarbeiten wir die Business-E-Mail-Adresse und technische Zustellinformationen. Diese Nachrichten sind Bestandteil des Testzugangs und beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Versanddaten können durch einen von uns beauftragten E-Mail-Dienstleister verarbeitet werden.

7. Produkt- und Marketing-E-Mails

Produkt- und Marketing-E-Mails versenden wir nur, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Erlaubnis besteht. Eine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, etwa über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder per Nachricht an info@mycoachcrm.de. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs.

8. Cookies, lokale Speicherung und Reichweitenmessung

Wir speichern deine Auswahl zu Statistik und Marketing für höchstens 180 Tage lokal im Browser. Für den Betrieb der Website und die Anmeldung können technisch notwendige Speicherungen erforderlich sein. Diese beruhen auf § 25 Abs. 2 TDDDG sowie, je nach Zweck, Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Nur mit deiner Einwilligung für Statistik setzen wir ein Erstanbieter-Cookie zur Wiedererkennung einer zufälligen Besuchssitzung. Damit messen wir Aufrufe, Klicks auf den Test-CTA und die Herkunft über Kampagnenparameter. Gespeichert werden gegebenenfalls UTM-Parameter, die erste besuchte Seite, die Herkunfts-Domain und ein Meta-Klickbezeichner (fbclid). Freitexte, Kundennamen und CRM-Inhalte erfassen wir dabei nicht. Das Cookie endet spätestens nach 180 Tagen; die zugehörigen Ereignisse und Kampagnendaten werden nach spätestens 120 Tagen gelöscht. Falls aktiviert, wird Google Analytics ebenfalls nur mit Statistik-Einwilligung geladen.

Das Meta Pixel laden wir nur nach deiner gesonderten Einwilligung für Marketing. Es kann dabei Verbindungs- und Nutzungsdaten an Meta übermitteln. Eine bloße CTA-Betätigung wird nicht als erfolgreiche Registrierung an Meta gemeldet. Du kannst deine Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern; bei Widerruf löschen wir das Erstanbieter-Statistik-Cookie und unterbinden weitere freiwillige Tracking-Aufrufe. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Für den Betatest werten wir außerdem ohne CRM-Freitexte aus, ob ein registrierter Tester seinen Zugang, die Einrichtung und wesentliche CRM-Funktionen verwendet. Hierfür nutzen wir die technische Nutzer- und Workspace-ID. Diese Ereignisse werden nach spätestens 120 Tagen gelöscht. Intern festgehaltenes Testfeedback wird nach spätestens 180 Tagen gelöscht; bestehende gesetzliche Pflichten für andere Vertrags- und Kontodaten bleiben unberührt.

9. Externe Videos

Ein Video eines externen Anbieters wird nicht automatisch geladen. Erst wenn du das Laden aktiv auswählst, kann eine Verbindung zum Videodienst entstehen und dieser kann Verbindungsdaten sowie weitere technische Informationen verarbeiten. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung bleibt der lokale Platzhalter sichtbar.

10. KI-unterstützte Funktionen

Optionale KI-Funktionen können vorhandene Informationen zusammenfassen, priorisieren und Handlungsmöglichkeiten vorschlagen. Sie treffen keine verbindlichen Entscheidungen. Wenn eine solche Funktion aktiviert wird, verarbeiten wir nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten und kennzeichnen KI-Ausgaben im Produkt. Weitere Informationen stehen unter KI-Transparenz.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister nur ein, soweit dies für Hosting, Datenbankbetrieb, E-Mail-Versand, Sicherheit, Support oder eine ausdrücklich aktivierte Zusatzfunktion erforderlich ist. Diese Dienstleister werden vertraglich gebunden und erhalten nur die für ihre Aufgabe notwendigen Daten. Die für die Auftragsverarbeitung des CRM maßgebliche Liste der Unterauftragsverarbeiter wird im AV-Vertrag beziehungsweise im Registrierungsprozess bereitgestellt.

12. Übermittlungen in Drittländer

Soweit ein beauftragter Dienstleister Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt die Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, beispielsweise auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

13. Speicherdauer und Trial-Ende

Nach Ablauf des kostenlosen Tests wird der Workspace zunächst pausiert, wenn kein Anschlussvertrag zustande kommt. Die Daten werden nicht unmittelbar allein durch den Fristablauf gelöscht. Vor einer endgültigen Löschung informieren wir den Nutzer oder ermöglichen ihm, eine vereinbarte Fortführung, einen Export oder die Löschung zu veranlassen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Auftragsdaten werden nach Weisung und entsprechend der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zurückgegeben oder gelöscht.

14. Betroffenenrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über deine personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an info@mycoachcrm.de.

15. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Weitere Informationen findest du unter www.lda.bayern.de.

16. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Sicherheit und Änderungen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.